หลักสูตร “การพัฒนาระบบการวางแผนสร้างความต่อเนื่องในการบริหารงาน”

เมื่อวันที่ ๗-๘ และ ๒๔ เม.ย. ๕๒ ณ โรงแรมริชมอนด์ นนทบุรี

เมื่อวันที่ ๗-๘ เมษายน ๒๕๕๒ ที่ผ่านมา สำนักวิจัยและพัฒนาระบบงานบุคคล สำนักงาน ก.พ. ร่วมกับสถาบันที่ปรึกษาเพื่อพัฒนาประสิทธิภาพในราชการ (สปร.) ได้ร่วมกันจัดประชุมเชิงปฏิบัติการ หลักสูตร “การพัฒนาระบบการวางแผนสร้างความต่อเนื่องในการบริหารงาน” ณ โรงแรมริชมอนด์ และห้องประชุม ๓๔๑๐ สำนักงาน ก.พ. จังหวัดนนทบุรี โดยมีท่านเลขาธิการ ก.พ. นายปรีชา วัชราภัย ให้เกียรติมากล่าวเปิดการสัมมนาเชิงปฏิบัติการหลักสูตรนี้ ซึ่งถือเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมในโครงการพัฒนาศูนย์เครือข่ายองค์ความรู้สาธารณะด้านการจัดการทุนมนุษย์ ซึ่งปีนี้จะเน้นการวางระบบเพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับการสืบทอดตำแหน่งเป็นหลัก ซึ่งบางท่านอาจจะเรียกว่า แผนสืบทอดตำแหน่ง หรือ Succession Plan
เหตุผลที่ต้องให้ความสำคัญต่อเรื่อง Succession Plan ก็เนื่องจากส่วนราชการซึ่งได้รับการกระจายอำนาจการบริหารทรัพยากรบุคคล มีความต้องการระบบและเครื่องมือในการเตรียมข้าราชการให้มีความพร้อมสำหรับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งหลักในหน่วยงาน โดยเมื่อมีตำแหน่งว่างก็สามารถแต่งตั้งบุคคลที่มีความพร้อมในทุกๆด้านขึ้นดำรงตำแหน่งได้อย่างมั่นใจ นอกจากนี้ยุทธศาสตร์การพัฒนาระบบราชการไทย พ.ศ.๒๕๕๑-๒๕๕๕ ข้อ ๓.๔.๒ ยังกำหนดให้ส่วนราชการต้องจัดให้มีระบบการเรียนรู้และการพัฒนาแบบใหม่ มุ่งการเรียนรู้จากประสบการณ์จริงและกรณีศึกษา การจัดการแลก เปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและกัน รวมทั้งจัดให้มีการเตรียมแผนสร้างบุคลากรทดแทน (Succession Plan) ในหน่วยราชการ
แต่เนื่องจากการพัฒนาระบบ Succession Plan เป็นเรื่องใหม่ เวลามีส่วนราชการขอความร่วมมือ/ความช่วยเหลือ สำนักงาน ก.พ. เอง กลับไม่มีองค์ความรู้เรื่องนี้ในระดับที่จะไปเป็นที่ปรึกษาได้ จึงจำเป็นที่จะต้องมีการศึกษาเพื่อวางระบบเรื่องนี้อย่างจริงจัง โดย สำนักวิจัยและพัฒนาระบบงานบุคคล สำนักงาน ก.พ. ถือโอกาสทำงานเชิงรุก ด้วยการเชิญผู้แทนจาก สตค. สตป. สศล. และเจ้าหน้าที่จากหน่วยงานอื่นๆที่สนใจ มาเสวนาแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ว่า Succession Plan ที่น่าจะเหมาะสมกับราชการพลเรือนควรจะเป็นอย่างไร สำหรับการประชุมเชิงปฏิบัติการครั้งนี้ โดยเชิญวิทยากรจากบริษัท PricewaterhouseCoopers (PWC) ซึ่งมีรายละเอียดกิจกรรม คือ
- การบรรยาย “หลักการและแนวคิดเกี่ยวกับการจัดการความรู้สำหรับการจัดทำแผนสร้างความต่อเนื่องในการบริหารงาน”
- การบรรยาย “ภาพรวมขั้นตอนในการจัดทำแผนสร้างความต่อเนื่องในการบริหารงาน”
- สนทนากลุ่มย่อย หัวข้อ
• ปัญหาปัจจุบัน (Current issues)ในการดำเนินการตามขั้นตอน
การจัดทำ Succession Plan
• จัดลำดับความสำคัญของปัญหา (Prioritised issues)
• ความหมายและขอบเขตของ Succession Plan ในส่วนราชการ (Definition and Scope)
• ปัจจัยแห่งความสำเร็จและข้อจำกัดในการจัดทำ Succession Plan ที่เหมาะสมกับบริบทของส่วนราชการ

- การบรรยาย “การออกแบบเพื่อเตรียมความพร้อมในการทำ Succession Plan (Step 1 : Design/Define)”
- การบรรยาย “ผลการศึกษาเปรียบเทียบแนวทางการจัดทำ Succession Plan
• การหลักการและการออกแบบเพื่อเตรียมความพร้อมในการจัดทำ Succession Plan (Step 1 : Design/Define)
• การระบุตำแหน่งที่สำคัญในส่วนราชการ ที่ควรมีการจัดทำ Succession Plan รวมทั้งหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่ง (Position list and brief job description)
• ความสามารถและศักยภาพที่ก่อให้เกิดความสำเร็จในหน้าที่ (Key competencies for success profile)
- การบรรยาย “การคัดเลือกผู้ที่มีคุณสมบัติเพื่อเข้าร่วมในการจัดทำ Succession Plan (Step 2 : Construct/Discover – Selection Process)”
- การบรรยาย “ผลการศึกษาเปรียบเทียบแนวทางการจัดทำแผน Succession Plan ของหน่วยงานภาครัฐในต่างประเทศ”(ต่อ)
• การคัดเลือกผู้ที่จะเป็น Successors (Selection process)
- สนทนากลุ่มย่อย
• ทางเลือกในการคัดเลือกผู้ที่มีคุณสมบัติให้มีความยุติธรรมและโปร่งใส
• ข้อดี ข้อเสีย และปัญหาที่อาจเกิดขึ้นของแต่ละทางเลือก
- การบรรยาย “การพัฒนาศักยภาพ เพื่อเตรียมความพร้อม
ในการสืบทอดตำแหน่ง (Step 3 : Implement – Development process)”
- การบรรยาย “การมอบหมาย Successors ให้ปฏิบัติหน้าที่ในตำแหน่งที่คาดหวังหลังจากการพัฒนา (Step 4 : Deploy)”
ผู้ร่วมทำ Workshop ได้ช่วยกันพิจารณาตัวแบบซึ่งที่ปรึกษาจาก PricewaterhouseCoopers นำมาเสนอ และระดมสมองว่าตัวแบบที่เหมาะสมควรจะเป็นอย่างไร อะไรคือปัญหาอุปสรรคและปัจจัยแห่งความสำเร็จ โดยเมื่อจบโครงการในปีนี้ ก็คาดว่าสำนักงาน ก.พ. จะมีต้นแบบการพัฒนาระบบ Succession Plan ซึ่งส่วนราชการสามารถนำไปปรับประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมของหน่วยงานได้
นี่เป็นอีกตัวอย่างหนึ่ง ที่ก่อนจะทำอะไร ต้องแบ่งปันความรู้ และรับฟังความคิดเห็นจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องที่เชิญเข้าร่วมหลักสูตรนี้